La dématérialisation des documents (facturation, contrats) recèle beaucoup d’opportunités pour optimiser les relations clients et fournisseurs.
En simplifiant les procédures internes et en diminuant la charge de travail administrative, la dématérialisation est un levier puissant pour améliorer la performance opérationnelle des équipes financières et de l’entreprise.
Les avantages liés à la dématérialisation des documents sont nombreux :
- Des données disponibles plus rapidement
- Une simplification des échanges de documents
- Une validation des informations (ex : factures fournisseurs) plus rapide plus réactive
- Un partage de l’information plus facile sans augmentation des coûts ni perte de temps
- Une organisation optimisée, notamment dans le cas d’entreprise multi site
- La réduction des coûts de traitement
- Une amélioration de l’archivage et de la réexpédition
Du point de vue juridique et fiscal les entreprises disposent d’un cadre légal qui permet de sécuriser des échanges dématérialisés
Un projet de dématérialisation des documents est l’occasion de veiller à l’optimisation de l’outil de gestion des créances clients, du traitement des factures fournisseurs et de suivi de la trésorerie.
Pour les aspects juridiques, vous pouvez consulter le site des tiers de confiance ici
La signature électronique doit établir les conditions de la confiance dans les échanges numériques et donc rendre possible la dématérialisation :
- La signature électronique d’un document (un contrat par exemple) confère à celui-ci une valeur juridique équivalente à celle d’un document papier signé de manière manuscrite,
- La signature électronique à des fonctions connexes (cachet, horodatage…) qui servent à offrir des conditions de sécurité technique en garantissant sa provenance, son intégrité, ou encore la date de sa réalisation.
Le stockage des documents
Stocker les données de manière sécurisée et pérenne doit permettre la consultation et la réutilisation de ces documents dans le temps, quelle que soit l’évolution des outils informatiques.
- préserver les données
- préserver l’accès
- Offrir des moyens de consultation
Pour cela il est préférable de ne pas recourir aux applications propriétaires mais à des applications et formats de fichiers standards.
Il existe aujourd’hui des technologies novatrices et rentables disponibles dès maintenant et spécifiquement conçues pour améliorer la productivité des services financiers.
Mettez cette évolution technologique au service du CASH !