Le besoin en fonds de roulement reflète le niveau de financement nécessaire pour l’exploitation au quotidien de l’entreprise. Il traduit un décalage dans le temps entre les encaissements clients et décaissements fournisseurs avant la transformation du chiffre d’affaires en résultat.
1 – L’information commerciale
Connaitre ses clients, fournisseurs est la base d’une relation commerciale et financière pérenne. Cela semble si simple, et pourtant…
- JE VENDS QUOI ?
- A QUI ?
- ET COMBIEN ?
2 – La qualité de la Facturation
La facture est un document opérationnel, juridique et fiscal qui matérialise la vente. Soumise à des règles en matière d’informations obligatoires, de modes de transmissions, d’archivage et de conservation elle est un document essentiel source de biens d’incompréhensions, de litiges qui peuvent être évités.
La facture électronique dématérialisée dispose d’un cadre légal simple, grâce au format PDF une mise en place rapide est possible pour un gain de productivité et une simplification du travail administratif évident.
3 – Le recouvrement
Le recouvrement des créances commerciales doit être adapté au secteur d’activité de l’entreprise. Il faut mettre en place une procédure dans le temps et les outils automatisés adéquates (courrier, e-mail, téléphone, etc.)
En matière de recouvrement il est indispensable d’agir rapidement car la capacité des clients à payer diminue avec le temps qui passe. Les documents se perdent, les interlocuteurs commerciaux et comptables changent.
Des délais de paiement plus courts, c’est gagner en compétitivité :
- Moins de risque d’impayé définitif et de pertes et provisions sur créances clients
- Une diminution du besoins de financement court terme (BFR)
- Dégager des ressources de financements pour négocier avec ses fournisseurs
Une bonne communication avec les équipes commerciales est l’un des facteurs clés du succès. Il appartient à chaque commercial et financier d’être vigilant sur la santé de ses clients.
4 – Les multiples possibilités de l’Assurance-Crédit
Se protéger du risque de non-paiement : Une priorité pour votre entreprise
Le contrat d’assurance crédit permet à une entreprise de couvrir les risques financiers d’impayés, notamment suite à la procédure collective d’un client (RJ, LJ), selon différents critères à respecter et ainsi d’éviter les conséquences d’une perte à sa seule charge.
Attention, l’indemnisation n’est jamais de 100% et la mise en place d’un contrat d’assurance crédit ne dédouane pas l’entreprise du suivi de ces risques et paiements clients
En tout état de cause, il n’existe pas une, mais de nombreuses variantes de contrats d’assurances crédit. Avoir recours à un contrat d’assurance crédit doit être un choix stratégique des dirigeants d’entreprise
5 – L’Affacturage, une solution de financement évolutive
L’affacturage est une solution pérenne pour le financement à court terme, qui intègre la prévention du risque clients et un financement rapide des créances.
Le contrat d’affacturage peut s’adapter à la situation de l’entreprise et aux conditions de son marché, plusieurs types de contrats peuvent être mis en place :
- L’affacturage classique ou confidentiel
- L’affacturage avec gestion déléguée
- Le rechargement de la balance clients
- Le Reverse factoring
- Le financement déconsolidant
Le recours à l’affacturage pour financer son BFR doit être suivi et encadré, il ne dispense pas l’entreprise de contrôler son risque client.
5 – Fournisseurs et Stocks : 2 postes essentiels du BFR
Déterminer le délai de paiement de vos factures d’achats fournisseurs fait partie des flux de trésorerie. Les retards de paiement peuvent conduire un fournisseur à stopper les livraisons, entraînant des problèmes potentiels de la chaîne d’approvisionnement et des difficultés pour votre propre entreprise.
- Faut-il privilégier les fournisseurs dont les termes de paiement sont plus favorables ?
- Faut-il mutualiser les achats (entre filiales, entre services etc.) afin d’améliorer les conditions des achats et optimiser les volumes achetés ?
- Comment négocier les conditions de paiement ?
- Doit-on systématiquement attribuer ses commandes aux fournisseurs dont le prix est le plus bas ?
Intégrer de nouveaux fournisseurs doit tenir compte du service rendu, du rapport qualité/prix mais aussi de l’impact sur le BFR.
Le process des achats a un impact direct sur le volume et donc le coût des stocks, aussi bien pour les matières premières que les productions en cours.
Pour faire un diagnostic il faut dans un premier temps bien connaître qui achète et comment (au travers de procédures), et dans quelles limites ?
Au besoin il faut redéfinir la stratégie d’achat avec la direction qui en est responsable :
– Peut-on limiter le nombre de références ? Avec quel impact commercial ?
– Comment sont effectuées les prévisions statistiques, les estimations commerciales pour éviter une rupture de stock ?
– Peut-on optimiser l’organisation logistique (délai de réapprovisionnement) ?
– Comment financer ses stocks ?
6 – Reporting BFR – Prévisions de Trésorerie : Les indicateurs dédiés, DSO, DPO,DIO,DWO
En règle générale, une meilleure Gestion du BFR implique :
- Une diminution du crédit clients (raccourcissement des délais de facturation, relance clients, négociation des conditions de règlement pour les nouveaux contrats etc.)
- Un allongement du délai de paiement aux fournisseurs
- La réduction des stocks
Quels sont les facteurs de variation du BFR ?
Une augmentation du BFR signifie :
- Plus de stocks
- Des délais de paiements accordés aux clients plus longs
- Des retards de paiements, des impayés clients
- Une augmentation du chiffre d’affaires
- Une diminution du délai de paiement fournisseurs
- Moins d’acomptes sur commandes clients
Une diminution du BFR peut s’expliquer par :
- Moins de stocks
- Diminution des délais de paiements client contractuels
- Diminution des litiges et retards de paiement
- Diminution du chiffre d’affaires
- Des délais de paiement accordés par les fournisseurs plus longs
- Une progression des avances sur commandes reçues
7 – Dématérialisation et automatisation des processus
La dématérialisation des documents est un vecteur important pour améliorer l’efficacité opérationnelle et une visibilité accrue sur tous les processus financiers de l’entreprise.
La gestion des documents (facture, Devis, paiement, bon de commande,) est chronophage, parfois source d’erreur. Son automatisation est un un moyen efficace et une opportunité pour améliorer les flux de traitement des documents comptables.
