La facture est le résultat et la matérialisation d’une transaction commerciale entre un vendeur et un acheteur. Elle permet la comptabilisation des écritures dans la comtabilité des 2 entreprises et sert de pièce justificative pour la collecte et la déduction des la TVA.
Pourquoi favoriser la mise en place de factures électroniques ?
- Optimiser le temps de traitement des factures
- Diminuer la consommation de papier
- Réduire les coûts administratifs back office
- Améliorer la traçabilité des factures et du process de validation
- Faciliter le partage d’information en interne et avec les clients
- Revoir et optimiser les processus administratifs et comptable
– Il y a 2 formes de facture électronique :
- Un format structuré : norme EDI , qui fait appel à des logiciels spécialisés, et destiné au très gros volumes de factures.
- Les formats PDF non modifiables.
– Pour s’affranchir du papier, la facture au format PDF doit être obligatoirement « signée « électroniquement.
soit par un tiers de confiance, soit par un logiciel spécifique qui pose une signature sur vos factures au format Pdf.
– 2 solutions de diffusion :
- L’envoie des factures par email
- La mise a disposition et consultation sur site securisé
A retenir,
- L’accord de votre client sur la dématérialisation des documents, est indispensable
Par exemple, courrier type :
Je soussigné, …………………………….
Autorise par la présente la société XXXXX, à ne pas me transmettre ses factures par courrier postal, mais sous forme de fichier Pdf sécurisé, par e-mail, aux adresses suivantes ;
– Adresse e-mail : Tel contact :
– Adresse e-mail : Tel contact :
Fait à ………………….le _______/______ /_______
Signature,
- Les règles d’archivage : Pour tous, clients et fournisseurs,
Conservation sur support informatique identique à l’original pendant 3 ans
Ensuite conservation pendant 7 ans, soit sur support papier ou fichier electronique
De nombreux prestataires peuvent vous proposer des services de facturation et leur archivage numérique.
Articles de presse :
la dématérialisation des documents était le sujet principal du magazine FINYEAR du mois de mars, PDF à télécharger
Enfin, un rappel :
Une « bonne » facturation, établie rapidement, sans surprise sur le prix à payer, ni le contenu en termes de produits, services et délai, est essentielle pour être payé selon les termes prévus –