Comment organiser son service crédit client ?

La gestion du poste client doit contribuer à la performance et à la pérennité de l’entreprise. L’objectif majeur est d’accélérer les paiements pour réduire le risque financier (défaut de paiement des clients) et anticiper, encadrer le niveau de risque crédit porté par l’entreprise.

La gestion du risque peut se décomposer en plusieurs étapes clés :

  • la prévention par l’analyse préalable du risque,
  • le suivi du risque (commande, facturation)
  • la relance amiable et contentieuse,

A chaque entreprise conviendra une organisation aussi bien des ressources humaines que de la gestion des flux d’informations commerciales et financiers. Elle doit être adapté à votre secteur d’activité et à votre typologie de clientèle.

Les caractéristiques des marchés dans lesquels évoluent l’entreprise, font partie des premiers éléments à recueillir pour permettre de définir une organisation et des processus. Ils devront être utilisés et partagés par l’ensemble des acteurs de l’entreprise, Il faut donc établir pour votre marché :

  1. Les habitudes de paiement : délai, mode de paiement (versement d’un acompte à la commande, paiement à 30 jours, à la livraison, par chèque, par virement etc…..)
  2. Les marges pratiquées
  3. Les tendances des ventes ( en décroissance, en expansion, apparition de nouveaux produits, saturation,……)
  4. Les sujets les plus fréquents de litiges
  5. La santé Financière des clients stratégiques

Pour votre entreprise, il faut connaitre :

  • Les besoins récurrents de trésorerie
  • Les possibilités de financement (banque, cotation, affacturage, crédit fournisseur,…)
  • Les enjeux du crédit client pour votre comité de direction
  • L’état des relations bancaires

HiRes

Le crédit manager est la charnière entre les directions commerciale et financière. Il doit en permanence coordonner la politique de crédit client (risque, délais de paiement) et les impératifs de ventes.

Son rôle est avant tout préventif, il doit donc être associé aux décisions stratégiques commerciales pour anticiper et mettre en place un maximum de garanties de paiement, aussi bien en termes de respect des délais par le client, qu’en termes d’assurance d’être payé.

Le rattachement hiérarchique du credit manager, le plus souvent constaté est le suivant :

  • 80% direction financière
  • 15% direction commerciale
  • 5% direction générale

Le rattachement à la direction générale permet de peser sur les décisions commerciales et financières, et de participer activement aux évolutions de l’entreprise et ainsi anticiper les risques, les solutions à apporter dès l’initiative des projets. Dans la plupart des cas, la fonction étant avant tout financière, le rattachement à la direction financière est logique et permet une transparence indispensable avec la gestion de trésorerie.

Le poste de chargé de recouvrement ou Gestionnaire de comptes clients, est un rôle lié à la gestion administrative des comptes clients, qui a toute son importance pour une efficacité pérenne du poste clients :

  • Imputation des règlements reçus sur les factures concernées
  • La relance des clients en retard de paiement
  •  le traitement des litiges
  • Eventuellement, les encaissements
  • Alerte le crédit manager en cas de problème

Au delà du recouvrement, le gestionnaire de compte clients doit profiter de ce contact pour détecter tous les motifs de paiement (litiges, difficultés de trésorerie, mauvaise transmission d’information chez le client,etc.). Il doit alors répercuter l’information reçue, dans votre organisation (ex : prévenir le commercial, informer le trésorier, le service qualité ou livraison,…) pour qu’elles soient traités rapidement. Un bon sens relationnel est bien entendu indispensable pour être efficace dans la fonction.
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